6 błędów które najczęściej pojawiają się w mailach

Jakie są najczęściej popełniane błędy, przez które odbiorcy ignorują Twoje maile, zwłaszcza te firmowe?

Jeżeli myślisz, że maile przechodzą do lamusa, bo dominują media społecznościowe i ich komunikatory, to jesteś w błędzie.  Szacuje się bowiem, że do końca 2019 roku liczba osób korzystających ze skrzynek pocztowych wzrośnie do 2,9 mld. Dziennie wysyła się około 40 miliardów maili, co czyni je główną formą komunikacji pisanej. Piszemy je do do wszystkich – rodziny, znajomych, wykładowców, w firmach – jest to najprostsza i najszybsza forma komunikacji. Skoro każdy je pisze, to  z czego wynikają liczne problemy z skutecznością ich przekazu?


Oto kilka z najczęściej popełnianych przez nas błędów:

1.Wiadomość nie na temat.
Nie wszyscy autorzy zwracają uwagę na temat e-maila. Nie należy zapominać o tym, że to tytuł, jako pierwszy informuje odbiorcę, dlaczego lub o czym piszesz. Jeśli tego elementu brakuje, Twoja wiadomość może być potraktowana jako bezużyteczna i zignorowana. Pocztą elektroniczną dość często są wysyłane ważne informacje, szczególnie jeśli chodzi o działanie e-maili w firmach, więc jeśli nasz odbiorca dostanie wiadomość o jasno określonym temacie, łatwiej będzie mu w przyszłości ją odnaleźć oraz zrozumieć jej rangę ważności.

2. Przesadna emocjonalność.
Pod natłokiem silnych emocji powstają najpiękniejsze teksty, lecz niekoniecznie maile. Pamiętajmy, że emocje dają napęd do szybkich decyzji, które nie zawsze są dobre.  Pisząc pod wpływem emocji Twoja wiadomość będzie chaotyczna i niezrozumiała dla odbiorcy.
Dlatego warto przed wysłaniem e-maila, poczekać aż emocje opadną i dopiero napisać lub też po napisaniu w emocjach przeczytać i poprawić to co się stworzyło wcześniej.

3. Błędy ortograficzne.
Nie wszyscy są laureatami olimpiad ortograficznych oraz zdobywcami szóstek z ortografii, lecz z pomocą wychodzą skrzynki pocztowe, niemal każda z nich sprawdza ortografię autora wiadomości, podkreślając błędy na czerwono. Dodatkową opcją są strony, które sprawdzają błędy (należy jedynie wkleić tekst). Zignorowanie podkreślonego na czerwono błędu jest zwykłym lenistwem. Tymczasem wiele osób jest wyczulonych na ortografię i nie lubi się męczyć, czytając niepoprawne słowa. Istnieje więc ryzyko, że Twój odbiorca zrezygnuje z czytania wiadomości ze względu na Twoją dokładność.

4. Kompromitujący adres.
Większość z nas zna nazwę swojego pierwsze adresu e-mail, prawda? No właśnie, jeśli chcemy być postrzegani jako profesjonaliści, pamiętajmy o tym, że nazwy typu „twojrobaczek”, „kicia125” czy „siemaneczkolaleczko” są niedopuszczalne w kontaktach biznesowych. Problem ten bardzo często dotyczy osób starających się o pracę i niestety nie skłania to do zaproszenia kandydata na rozmowę rekrutacyjną. Najlepsze są rozwiązania najprostsze, użyj w swoim adresie swoich danych, w ten sposób ukażesz się jako konkretna i realna osoba.

5. Błędne przywitanie.
Najczęściej popełnianym błędem jest rozpoczęcie wiadomości od słowa „Witam”, która oznacza wyższość nadawcy nad odbiorcą. Witać może gospodarz swoich gości. Kiedy my wysyłamy do kogoś maila, nie jesteśmy gospodarzami, a wręcz odwrotnie. Choć może się to wydawać przesadzone, w sytuacji formalnej najlepiej zaczynać wiadomość od słów: „Szanowny Panie/Szanowna Pani”.

6Zły podpis lub  brak pożegnania.
Wiadomość warto zakończyć w grzeczny sposób. Najlepszym rozwiązaniem będzie zakończenie formalne, np. „z wyrazami szacunku”, „z poważaniem”. Nie zapominajmy również o podpisie. Jeśli jest to e-mail służbowy, powinno się ustawić automatyczną stopkę w ustawieniach swojej poczty. W takiej stopce powinno znaleźć się imię, nazwisko, numer telefonu, ewentualnie link do strony czy Facebook. Nie ma również niczego złego w pozdrawianiu na zakończeniach e-maili. Warto jednak pamiętać, że po słowie „pozdrawiam” nie stawiamy przecinka.


Autor: Weronika Domoradzka

Nie wiesz od czego zacząć? Pomożemy Ci!

Każdy zasługuje na to, aby lubić swoją pracę. Nie każdy jednak wie jak to zrobić. Skorzystaj z wiedzy Ekspertów, inspirujących historii naszych Bohaterów i poznawaj miejsca gdzie możesz cieszyć się z poniedziałków!

1. Sprawdź swój
indeks szczęścia

2. Zobacz jak zrobili to inni

3. Poznaj fajne miejsca pracy

PracujeBoLubie
Login/Register access is temporary disabled